Vereinsgründung*

(*und was Sie dazu wissen müssen.)

 

Die meisten Vereine werden im Vereinsregister eingetragen und tragen daher den Zusatz e.V. (eingetragener Verein).

Für die Gründung Ihres Vereins brauchen Sie zwar nur zwei Mitglieder, aber bis zur Anmeldung müssen mindestens fünf weitere beitreten, damit es sieben Mindestmitglieder sind. Diese müssen sodann die Satzung des Vereins unterschreiben. Dies geschieht alles noch ohne den Notar. 

Die Eintragung im Vereinsregister erfolgt jedoch immer nur aufgrund einer notariell beglaubigten Anmeldung. 

Viele Fragen zum Vereinsrecht finden Sie im Leitfaden des Bundesjustizministerium beantwortet, den Sie hier herunter laden können. Die wichtigsten Punkte haben wir zusätzlich für Sie zusammengefasst. 

Wir wollen Sie hier vor allem darin unterstützen, typische Fehler zu vermeiden, damit Ihr Verein problemlos in das Vereinsregister eingetragen werden kann. Wir wollen Ihnen außerdem helfen, Kosten für den Notar zu sparen, indem Sie sich selbst um alles Wesentliche kümmern und der Notar nur die Unterschrift des Vorstands unter der Vereinsregisteranmeldung beglaubigen muss. Dies spart Ihnen Geld und uns und dem Vereinsregister Arbeit. 

Was muss ich bei der Gründungsversammlung beachten?

 

Für die Vereinsgründung selbst benötigen Sie noch keinen Notar, ebensowenig für spätere Mitgliederversammlungen. Sie müssen aber einige wichtige Dinge beachten. Die folgenden drei Dinge müssen bei der Gründung geschehen:

1. Der Verein wird gegründet.

2. Die Satzung für den Verein wird aufgestellt (und sodann von allen Gründern unterschrieben).

3. Der Vorstand des Vereins wird gewählt.

Eine Mustersatzung für einen gemeinnützigen Verein finden Sie hier, ein Musterprotokoll für Ihre Gründungsversammlung finden Sie hier und ein Muster für die Anmeldung Ihres neu gegründeten Vereins finden Sie hier.

Unser Tipp: Wenn Sie kein Experte im Vereinsrecht sind, so sollten Sie sich ausschließlich an der Mustersatzung orientieren und diese jenseits von Vereinsnamen, Vereinszweck, der genauen Bezeichnung der Vorstandsmitglieder und ihrer Vertretungsberechtigung nur ändern, wenn Sie genau wissen, was sie tun. 

Noch ein Tipp: Wenn Sie die Muster des Bundesjustizministerium verwenden, sparen Sie nicht nur Geld beim Notar, auch die Eintragung sollte ohne zeitraubende Zwischenverfügung des Vereinsregisters erfolgen. 

Ihr Verein braucht neben dem Vereinsnamen und dem Vereinszweck insbesondere einen Vorstand im engeren Sinne (etwa: Vorsitzender, stellvertretender Vorsitzender und Schatzmeister oder: Präsidentin, Vizepräsidentin und Kassenwärtin). Dieser vertritt den Verein im Rechtsverkehr gem. § 26 BGB, kann also wirksam Verträge schließen. Nur dieser Vorstand wird im Vereinsregister eingetragen. Außerdem wird eingetragen, ob jedes Vorstandsmitglied den Verein alleine oder etwa nur zusammen mit einem anderen Mitglied vertreten kann oder gar - sehr unpraktisch - immer der gesamte Vorstand auftreten muss. Auch dies können und sollten Sie ausdrücklich in der Satzung festlegen.

Oft haben Vereine auch noch einen erweiterten Vorstand (z.B. Vorstand Freizeitsport, Vorstand Profisport, Vorstand Feste und Parties). Dieser ist aber nur intern von Bedeutung ist. Im Vereinsregister taucht er nicht auf. Hier können alle Personen ein Amt erhalten, die zwar innerhalb des Vereins eine Tätigkeit übernehmen, aber keine wirksamen Verträge schließen können sollen. Diese Posten werden also nicht zum Vereinsregister angemeldet.

Was in Versammlungsprotokollen oft vergessen

oder falsch gemacht wird:

Lernen Sie von den Fehlern anderer und vermeiden Sie vor allem die folgenden Missgeschicke: 

  • Die Namen der Anwesenden werden nicht aufgeführt (einfach Teilnehmerliste herumgeben und beifügen)

  • Es wird (bei allen Versammlungen nach der Gründung) nicht festgestellt, dass ordnungsgemäß geladen wurde und dass die Mitgliederversammlung beschlussfähig ist (Die Voraussetzungen für beides finden Sie in Ihrer eigenen Satzung. Sie müssen sie nur beachten.)

  • Beschlüsse werden nicht ordentlich protokolliert (Was genau wurde beschlossen? Mit wie vielen Stimmen, Enthaltungen, Gegenstimmen erfolgte der Beschluss?)

  • Es wird vergessen aufzunehmen, dass die Gewählten Ihre Wahl auch angenommen haben (Das ist natürlich wichtig, sonst könnten Sie gegen Ihren Willen einfach in ein Amt gewählt und ins Vereinsregister eingetragen werden - und das wollen Sie bestimmt nicht.).

  • Die gewählten Vorstandsmitglieder werden nicht so benannt, wie es in der Satzung steht (Hat der Verein einen Präsidenten, dann kann kein Vorsitzender gewählt werden. Und umgekehrt.).

  • Das Protokoll ist nicht von denjenigen unterschrieben, die in der Satzung dafür vorgesehen sind (Meist Protokollführer und Versammlungsleiter.).

Wer muss die Anmeldung des Vereins unterschreiben?

Anmeldungen zum Vereinsregister müssen immer durch den Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl unterschrieben werden muss. Ist etwa der 1. Vorsitzende laut Vereinssatzung allein zur Vertretung berechtigt, so genügt es auch, wenn er allein zum Notar geht. Seine Vorstandskollegen müssen nicht mitkommen. Natürlich dürfen sie mit zum Notar, aber erforderlich ist es ist.

Was sind die Besonderheiten eines gemeinnützigen Vereins?

 

Der gemeinnützige Verein unterscheidet sich nur steuerlich vom "normalen" Verein. Er kann Spenden empfangen und Spendenbescheinigungen erteilen. Dafür muss die Gemeinnützigkeit vom Finanzamt aber auch anerkannt werden. Dafür sind sehr formale Anforderungen bei der Fassung der Satzung einzuhalten. Hier bleibt beim besten Willen kein Spielraum für kreative Formulierungen.

Unser Tipp: 

 

Schritt 1: Verwenden Sie nun erst recht das oben genannte Muster. 

 

Schritt 2: Stimmen Sie trotzdem Ihre Satzung VOR der Gründungsversammlung mit dem zuständigen Finanzamt ab, indem Sie diesen zur Prüfung einreichen. 

 

Schritt 3: Ändern Sie den Entwurf entsprechend der vom Finanzamt gegebenenfalls vorgebrachten Änderungswünsche und lassen Sie ihn sich nochmals als korrekt bestätigen.

 

Schritt 4: Erst jetzt gründen Sie den Verein!

 

Machen Sie es niemals umgekehrt: Erst gründen, dann anmelden und dann vor großen steuerlichen Problemen stehen!

Was müssen Sie dem Vereinsregister einreichen?

Neben der notariell beglaubigten Anmeldung übermitteln Sie dem Vereinsregister die für die Eintragung erforderlichen Dokumente, also insbesondere:

  • Die korrekt unterzeichnete, notariell beglaubigte Anmeldung (im Original)

  • Ein korrektes Gründungsversammlungsprotokoll (in Kopie)

  • Die von mindestens 7 Mitgliedern unterschriebene Satzung (alle Gründungsmitglieder und ggf. danach beigetretene Mitglieder)

  • Gegebenenfalls: Die vorläufige Bescheinigung des Finanzamtes über die Anerkennung der Gemeinnützigkeit.

 

Was kostet die Beglaubigung der Unterschriften unter der Anmeldung beim Notar?

 

Die Beglaubigung Ihrer Unterschrift unter einem von Ihnen mitgebrachten Dokument kostet je nach Wert der Angelegenheit zwischen € 23,80 und € 83,80 inkl. USt zzgl. kleiner Nebenkosten für Postversand oder Kopien. 

 

Entwirft der Notar das Dokument oder bitten Sie ihn, die mitgebrachten Dokumente zu prüfen, beginnen die Gebühren für Entwurf/Prüfung und Beglaubigung bei € 35,70 inkl. USt. und sind nach oben nicht gedeckelt. 

 

Brauche ich dafür einen Termin

 

Unterschriftsbeglaubigungen können zwar im Einzelfall auch ohne Termin erfolgen, wenn Sie das Dokument nicht gleich wieder mitnehmen wollen und der Notar nicht gerade auf einem Auswärtstermin ist. Besser ist es jedoch, einen Termin telefonisch oder per Mail zu vereinbaren.

Checklisten für die Vorbereitung des Notartermins

  • Zu unterzeichnendes und von Ihnen vorbereitetes Dokument (Vereinsregisteranmeldung) nicht vergessen, außer es liegt bereits beim Notar vor.

  • Lichtbildausweis nicht vergessen.

 

Bei wem melde ich mich für einen Termin?

 

Um Vereinsregisterangelegenheiten kümmern sich bei uns unsere Notarfachangestellten Frau Masia und Frau Rathausmarkt.

NOTARE am RATHAUSMARKT

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(c) Dr. Jeep, Dr. Kochheim, Dr. Hupka (2019)

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