Unterschriftsbeglaubigungen

(und was Sie dazu wissen müssen.)

 

Häufig wird von Ihnen verlangt, dass Sie Ihre Unterschrift unter einem Dokument von einem Notar beglaubigen lassen.  

 

Was macht der Notar?

 

Der Notar wird zuerst Ihre Identität anhand der von Ihnen mitgebrachten Ausweisdokumente (grds. Personalausweis oder Reisepass mit Meldebestätigung) überprüfen. Die einzige Ausnahme: Kennt der Notar Sie gut (es genügt nicht, dass Sie den Notar erkennen, er müsste Sie auch auf der Straße mit Namen erkennen können), dann benötigen Sie keinen Ausweis - Sie sind dann von Person bekannt. 

Der Notar wird Sie dann entweder bitten, Ihre Unterschrift vor ihm zu leisten (vollzogene Unterschrift) oder aber eine bereits existierende Unterschrift als Ihre eigene zu identifizieren (anerkannte Unterschrift). 

Im deutschen Recht reicht es immer aus, eine Unterschrift anzuerkennen. (Früher musste ein Geschäftsführer oder Prokurist seine Unterschrift noch für das Handelsregister vor dem Notar "zeichnen", aber das wurde vom Gesetzgeber abgeschafft.) Es kann also sein, dass Ihr ganzer Beglaubigungstermin beim Notar daraus besteht, dass Sie mit Blick auf Ihre Unterschrift sagen: "Ja, das war ich."

Der Notar fertigt dann einen sogenannten Beglaubigungsvermerk, in dem er bestätigt, was Sie getan haben - nicht jedoch, was Sie gesagt haben, denn dies geschieht nur bei der Beurkundung.

 

Diesen Vermerk bringt der Notar entweder auf dem Dokument an oder er verbindet den Vermerk auf einem Extrablatt mit Schnur und Siegel mit Ihrem Dokument. 

 

Mit oder ohne Entwurf?

 

Bringen Sie das Dokument, auf dem Sie unterschreiben mit, so beglaubigt der Notar wirklich nur Ihre Unterschrift. Er wird Ihnen das Dokument nicht vorlesen (dies geschieht nur in der Beurkundung), er wird dieses inhaltlich nicht prüfen und er kann Ihnen daher auch keine inhaltlichen Fragen dazu beantworten. Im Gegenzug sind die Kosten entsprechend niedrig (zwischen € 11,90 und € 83,30).

Anders in den Fällen, in denen der Notar das Dokument auch für Sie entworfen hat, z.B. die Anmeldung zum Handelsregister oder eine Vollmachtsbestätigung. Hier kennt der Notar den Inhalt, hier wird er Ihnen diesen erläutern und hier kann er Ihre Fragen dazu beantworten.

In beiden Fällen "beginnt" die notarielle Urkunde jedoch erst mit dem Vermerk des Notars. Das Dokument selbst ist weiterhin eine "Privaturkunde". Es ist daher zulässig, dass Sie hinterher noch Änderungen am Text vornehmen oder der Notar dies in Ihrem Auftrag tut, z.B. wenn sich ein Fehler im Text herausstellt.

 

Sie unterschreiben in fremdem Namen?

 

Wenn Sie nicht im eigenen Namen unterschreiben, sondern etwa als Organ einer Gesellschaft (Geschäftsführer, Vorstand), als Prokurist oder aufgrund einer Vollmacht, dann muss dies aus dem Dokument selbst hervorgehen. Es genügt nicht, wenn der Notar die Vertretung einfach nur in seinem Vermerk bescheinigt, denn dann würde er dort in Wirklichkeit eine Willenserklärung von Ihnen wiedergeben - und dies ist nicht die Aufgabe der Beglaubigung, sondern der Beurkundung. 

Die Lösung ist aber ganz einfach: Schreiben Sie i.V. für "in Vertretung" oder - falls Sie als Prokurist unterzeichnen - ppa. für "per procura" vor Ihre Unterschrift und den Namen der vertretenen Gesellschaft oder Person unter Ihre Unterschrift. Als Organ (Geschäftsführer, Vorstand) einer Gesellschaft brauchen Sie übrigens kein i.V. vor Ihren Namen setzen.

Der Notar kann dann in seinem Beglaubigungsvermerk Ihre Vertretungsbefugnis bescheinigen, entweder aufgrund Einsicht in ein Register (z.B. Handels- oder Vereinsregister) oder indem er eine vorgelegte Vollmacht als beglaubigte Abschrift beifügt. 

 

Was geht nicht?

 

Nicht zulässig ist die sogenannte "Fernbeglaubigung", bei der Sie nicht persönlich beim Notar anwesend sind. Auch Skype, FaceTime, WhatsApp und andere Videonachrichtendienste ändern daran nichts. 

 

Was kostet das?

 

Die Beglaubigung Ihrer Unterschrift unter einem von Ihnen mitgebrachten Dokument kostet je nach Wert der Angelegenheit zwischen € 23,80 und € 83,80 inkl. USt zzgl. kleiner Nebenkosten für Postversand oder Kopien. 

Entwirft der Notar das Dokument, beginnen die Gebühren für Entwurf und Beglaubigung bei € 35,70 inkl. USt., wiederum abhängig vom Wert der Angelegenheit.

 

Brauche ich einen Termin?

 

Unterschriftsbeglaubigungen können wir im Einzelfall auch ohne Termin fertigen, wenn Sie das Dokument nicht gleich wieder mitnehmen wollen und der Notar nicht gerade auf einem Auswärtstermin ist. Besser ist es jedoch, einen Termin telefonisch oder per Mail zu vereinbaren.

 

Checklisten für Ihre Vorbereitung

  • Zu unterzeichnendes Dokument nicht vergessen, außer es liegt bereits beim Notar vor

  • Lichtbildausweis nicht vergessen, außer Sie sind "von Person bekannt"

 

Bei wem melde ich mich für einen Termin?

 

Rufen Sie für beglaubigte Abschriften von Dokumenten einfach in unserer Zentrale bei Frau X oder Frau Y an. 

040 - 30 37 38 60

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