Änderungen im Verein*

(*und was Sie dazu wissen müssen.)

 

Vorab: Viele Fragen zum Vereinsrecht finden Sie im Leitfaden des Bundesjustizministerium beantwortet, den Sie hier herunter laden können.

Eintragungen im Vereinsregister erfolgt immer nur aufgrund einer notariell beglaubigten Anmeldung, damit nicht einfach fremde Leute missbräuchliche Eintragungen veranlassen können. 

Die wichtigsten Punkte haben wir im Folgenden zusätzlich für Sie zusammengefasst. 

Wir wollen Sie hier vor allem darin unterstützen, typische Fehler zu vermeiden, damit Ihre Änderungen im Verein problemlos im Register eingetragen werden.

 

Wir wollen Ihnen außerdem helfen, sich selbst um alles Wesentliche zu kümmern, so dass der Notar nur die Unterschrift des Vorstands unter der Vereinsregisteranmeldung beglaubigen muss. Dies spart Ihnen Geld und uns und dem Vereinsregister Arbeit. 

Was muss angemeldet werden?

Angemeldet werden müssen im normalen Leben des Verein nur zwei Dinge: 

1. Änderungen im Vorstand: Also das Ausscheiden und die Neuwahl von Vorstandsmitgliedern. Mit "Vorstand" ist hier nur der vertretungsberechtigte Vorstand gemeint, also nicht ein erweiterter Vorstand ohne Vertretungskompetenz nach außen. 

2. Änderungen der Satzung des Vereins: Wenn die Mitgliederversammlung eine Änderung der Satzung beschlossen hat, ist auch dies unverzüglich vom Vorstand anzumelden zur Eintragung in das Vereinsregister. 

Was muss ich bei der Mitgliederversammlung beachten?

 

Für Mitgliederversammlungen brauchen Sie keinen Notar. Sie müssen aber einige wichtige Dinge beachten. Die folgenden drei Dinge sind ganz wichtig:

1. Die ordnungsgemäße Einladung.

2. Sicherstellung einer beschlussfähigen Versammlung und deren ordnungsgemäße Durchführung.

3. Ein korrektes Protokoll.

Was in Versammlungsprotokollen oft vergessen

oder falsch gemacht wird:

Lernen Sie von den Fehlern anderer und vermeiden Sie vor allem die folgenden Missgeschicke: 

  • Die Namen der Anwesenden werden nicht aufgeführt (einfach Teilnehmerliste herumgeben, ausfüllen lassen und beifügen).

  • Es wird nicht festgestellt, dass ordnungsgemäß geladen wurde und dass die Mitgliederversammlung beschlussfähig ist (Die Voraussetzungen für beides finden Sie in Ihrer eigenen Satzung. Sie müssen sie nur beachten.)

  • Es wird nicht festgestellt, wer zum Vorsitzenden und zum Protokollführer der Versammlung bestimmt wurde.

  • Beschlüsse werden nicht ordentlich protokolliert (Was genau wurde beschlossen? Mit wie vielen Stimmen, Enthaltungen, Gegenstimmen erfolgte der Beschluss?)

  • Es wird vergessen aufzunehmen, dass gewählte Vorstandsmitglieder Ihre Wahl auch angenommen haben (Das ist natürlich wichtig, sonst könnten Sie gegen Ihren Willen einfach in ein Amt gewählt und ins Vereinsregister eingetragen werden - und das wollen Sie bestimmt nicht.).

  • Die gewählten Vorstandsmitglieder werden nicht so benannt, wie es in der Satzung steht (Hat der Verein einen Präsidenten, dann kann kein Vorsitzender gewählt werden. Und umgekehrt. Ein Schriftführer ist nicht Sekretär, ein Finanzwart nicht Kassenwart. Auch wenn es inhaltlich bestimmt alles das gleiche ist und irgendwie auch jeder weiß, was wohl gemeint ist - verwenden Sie bitte einfach die Begriffe, die sich die Vereinsgründer einmal überlegt haben.).

  • Das Protokoll ist nicht von denjenigen unterschrieben, die in der Satzung dafür vorgesehen sind (Meist Versammlungsleiter und Protokollführer).

Hier finden ein Word-Muster für das Protokoll einer Mitgliederversammlung, in dem alle Punkte aufgeführt sind. Passen Sie dieses für Ihren Verein an und verwenden es dann am besten in jedem Jahr wieder als Vorlage für die Durchführung der Versammlung, dann kann nichts schiefgehen.

Für das Vereinsregister sind nur die Beschlüsse und Tagesordnungspunkte wichtig, auf die sich die Anmeldung bezieht. Also die Änderung der Satzung und/oder die Wahl von Vorstandsmitgliedern. Alles andere können Sie für das Vereinsregister auch weglassen, in dem sich eine auszugsweise Abschrift des Protokolls einreichen. 

Die Vereinsregisteranmeldung und wer sie unterschreiben muss

Wir werden Ihnen in Kürze ein Muster für die Anmeldung zum Vereinsregister zur Verfügung stellen, welches Sie am Computer ausfüllen und sodann ausdrucken und unterschreiben können.

Anmeldungen zum Vereinsregister müssen immer durch den Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl unterschrieben werden muss. Ist etwa der 1. Vorsitzende laut Vereinssatzung allein zur Vertretung berechtigt, so genügt es auch, wenn er allein zum Notar geht. Häufig sind es zwei Vorstandsmitglieder, die gemeinsam vertreten können. Sie müssen nicht zwingend zeitgleich Ihre Unterschriften beglaubigen lassen.

Was müssen Sie dem Vereinsregister einreichen?

Neben der notariell beglaubigten Anmeldung übermitteln Sie dem Vereinsregister die für die Eintragung erforderlichen Dokumente, also insbesondere:

  • Die korrekt unterzeichnete, notariell beglaubigte Anmeldung (im Original)

  • Ein korrektes Protokoll der Mitgliederversammlung (Kopie genügt)

  • Bei einer Satzungsänderung: Die Satzung in ihrer geänderten Fassung.

 

Was kostet die Beglaubigung der Unterschriften unter der Anmeldung beim Notar?

 

Die Beglaubigung Ihrer Unterschrift unter einem von Ihnen mitgebrachten Dokument kostet je nach Wert der Angelegenheit zwischen € 23,80 und € 83,80 inkl. USt zzgl. kleiner Nebenkosten für Postversand oder Kopien. 

 

Entwirft der Notar das Dokument oder bitten Sie ihn, die mitgebrachten Dokumente zu prüfen, beginnen die Gebühren für Entwurf/Prüfung und Beglaubigung bei € 35,70 inkl. USt. und sind nach oben nicht gedeckelt. 

 

Brauche ich dafür einen Termin

 

Unterschriftsbeglaubigungen können zwar im Einzelfall auch ohne Termin erfolgen, wenn Sie das Dokument nicht gleich wieder mitnehmen wollen und der Notar nicht gerade auf einem Auswärtstermin ist. Besser ist es jedoch, einen Termin telefonisch oder per Mail zu vereinbaren. Dies geht meist sehr kurzfristig.

Checklisten für die Vorbereitung des Notartermins

  • Zu unterzeichnendes und von Ihnen vorbereitetes Dokument (Vereinsregistereintragung) nicht vergessen, außer es liegt bereits beim Notar vor.

  • Lichtbildausweis nicht vergessen.

 

Bei wem melde ich mich für einen Termin?

 

Um Vereinsregisterangelegenheiten kümmern sich bei uns unsere Notarfachangestellten Frau Masia und Frau Rathausmarkt.

NOTARE am RATHAUSMARKT

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(c) Dr. Jeep, Dr. Kochheim, Dr. Hupka (2019)

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