Sie sind Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt

(Wie wir uns gegenseitig die Arbeit erleichtern - im Interesse unserer Mandanten.)

Wir arbeiten sehr gerne mit Ihnen als Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt zusammen, sowohl mit international tätigen Wirtschaftskanzleien als auch mit lokalen Sozietäten oder spezialisierten Kolleginnen und Kollegen. Wir schätzen in jedem Fall sehr das Vier-Augen-Prinzip und ein kollegiales Miteinander. 

Wir wollen im Folgenden einige Grundsätze unserer Zusammenarbeit mit Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten erläutern. Sollten einzelne Punkte unklar sein oder wichtige Aspekte aus Ihrer Sicht fehlen, kontaktieren Sie uns sehr gerne direkt.

Entwurfserstellung

 

Der Entwurf der notariellen Urkunde ist regelmäßig Teil der Arbeit des Notars und damit auch bereits mit der Beurkundungsgebühr abgegolten. Eine Ausnahme machen Urkunden, bei denen lediglich eine Beglaubigung erforderlich ist. Werden diese bereits vorbereitet als Entwurf mitgebracht und müssen vom Notar nicht mehr inhaltlich geprüft und gegebenenfalls angepasst werden, verringert dies die notariellen Gebühren. 

Handelt es sich jedoch um Registeranmeldungen, verschwindet dieser Vorteil zugleich wieder dadurch, dass die notariellen Gebühren für die Übermittlung der Daten zum Handelsregister bei Fremdentwürfen höher sind. Hintergrund ist, dass diese Daten in strukturierter Form neben den Dokumenten selbst dem Handelsregister einzureichen und insofern zusätzlich noch aufzunehmen sind. Kurzum: Der Fremdentwurf lohnt bei Registeranmeldungen praktisch nicht. 

In vielen „Standardfällen”, etwa der Ein-Mann-GmbH-Gründung, lohnt ein eigener Entwurf oftmals nicht, insbesondere wenn das betroffene Rechtsgebiet nicht zu Ihrem Spezialgebiet zählen sollte. Wir halten hier stetig auf dem aktuellen Stand gehaltene Muster vor, die wir sodann mit Ihrer Hilfe für den Einzelfall anpassen. Uns und Ihnen erleichtert und beschleunigt es die Arbeit sehr, wenn wir hier auf unsere eigenen Texte zugreifen können. 

 

Anders ist es bei sehr individuell ausgehandelten Verträgen (etwa Unternehmenskäufe, Joint-Venture-Gesellschaftsgründungen und Beteiligungsvereinbarungen) sowie primär steuerlich veranlassten Gestaltungen. Hier bietet es sich an, den Entwurf von dem oder den Beratern vorbereiten zu lassen und in den wesentlichen Punkten zwischen den Parteien auszuhandeln, bevor der Notar eingeschaltet wird.

 

Dieser kann sodann die Funktion einer neutralen Kontrolle des Texts wahrnehmen, welcher von den Parteien häufig bereits so oft gelesen wurde, dass kleinere Widersprüche nicht mehr auffallen. Die Beurkundung durch den Notar hat anschließend den weiteren großen Vorteil, dass allen Beteiligten nochmals ganz konzentriert der gesamte Vertrag vor Augen geführt wird und letzte Punkte gemeinsam geklärt werden können.

Wenn Sie als Berater die zu beurkundenden Dokumente vorbereiten, ist es hilfreich, uns als Notaren die Entwürfe gleichwohl nicht erst auf "den letzten Drücker" zukommen zu zu lassen, damit wir die notarielle Perspektive noch rechtzeitig einbringen können. So lassen sich mitunter durch geschickte Gestaltung der Urkunden ganz legal Notargebühren für Ihre Mandanten sparen. Zudem haben wir den Vollzug im Grundbuch oder Handelsregister stärker im Blick und können etwa frühzeitig bei der mitunter langwierigen Beschaffung von Existenz- und Vertretungsnachweisen ausländischer Gesellschaften beraten.

Entwurfsanpassung

 

Wenn und soweit noch kleinere oder selten auch größere Änderungen an einem Entwurf erforderlich sind, sprechen wir diese regelmäßig zuvor mit Ihnen als Berater ab, gerne auch auf kurzem „Dienstwege” am Telefon.

 

Denn Mandanten können oft nicht beurteilen, ob eine Anpassung der Urkunde während der Beurkundung inhaltlich bedeutsam oder eher formalen Gründen geschuldet ist. Wir wollen, soweit möglich in der Beurkundung Situationen vermeiden, in denen der Mandant wegen Änderungen des Notars den Eindruck bekommen könnte, sein Anwalt oder Steuerberater habe etwas „nicht richtig” gemacht.  

 

Wir bitten Sie daher, dass uns von Ihnen entworfene Urkunden rechtzeitig erreichen, damit der Notar die Möglichkeit zur Durchsicht und Rücksprache hat und die Mitarbeiter die häufig noch zu ergänzenden Formalien einfügen können. Außerdem benötigen wir möglichst alle Informationen, die zum Verständnis der Urkunde und des Grundes der Beurkundung relevant sind. Nur so können wir vermeiden, dass der Mandant während der Beurkundung erstmals einen Sachverhalt mitteilt, der zu einer wichtigen Änderung der Urkunde oder gar zur Verschiebung der Unterzeichnung führt. 

Gesellschaftsrecht/Vorratsgesellschaften

Häufig wird in gesellschaftsrechtlichen Vorgängen oder auch im Bereich des Immobilienrechts eine Projektgesellschaft benötigt, die möglichst schnell für eine Beurkundung zur Verfügung stehen soll. Eine Möglichkeit ist hier der Erwerb einer sogenannten Vorratsgesellschaft. 

Dank des elektronischen Rechtsverkehrs mit dem Handelsregister und der hervorragenden Performance des Hamburger Registergerichts ist der vergleichsweise komplizierte und kostenaufwändige Weg über eine Vorratsgesellschaft oft jedoch gar nicht erforderlich. Wenn es besonders eilig ist und - wie meist - eine schlichte Ein-Personen-GmbH benötigt wird, können wir das Verfahren besonders schnell gestalten und unmittelbar Kontakt mit dem zuständigen Registerrichter aufnehmen, so dass eine Eintragung der neu gegründeten Gesellschaft binnen weniger Tage, machmal sogar von heute auf morgen möglich ist. 

In diesen Fällen hat es sich bewährt, die Verzögerungen, die durch die Eröffnung eines Gesellschaftskontos bei einer Bank entstehen können, durch eine echte Bargründung zu vermeiden, bei der die Mindestzahlung in die Stammeinlage von € 12.500 bei der GmbH oder sogar nur € 1,- bei der UG (wir empfehlen aus verschiedenen Gründen jedoch keine Gründung unter € 2000,-) bar an den Geschäftsführer erfolgt, so dass die Anmeldung noch am Tag der Gründungsverhandlung beim Notar beim Registergericht als Eilantrag eingeht und idealerweise am kommenden Tag bearbeitet wird. 

Erb- und Familienrecht

 

Beurkundungen von letztwilligen Verfügungen und Eheverträgen erfolgen durch uns grundsätzlich erst im zweiten Termin nach einer ausführlichen Beratung durch den Notar und der Versendung eines aufgrund dieser Beratung gefertigten oder überarbeiteten Entwurfs. Beratungen führen wir ebenso grundsätzlich immer mit beiden Partnern durch, um auch hier gar nicht erst den Anschein einer Parteilichkeit zu erwecken.

 

Wird ein Entwurf von Ihnen als von beiden Parteien gemeinsam beauftragter Rechtsanwalt geliefert und bestätigt sich im ersten Termin, dass die Mandanten alles verstanden haben und dieses so beurkunden wollen, so kann ausnahmsweise auch gleich eine Beurkundung stattfinden. Aus Gründen der Rechtssicherheit im späteren Streitfall bevorzugen wir jedoch auch hier - soweit dem nicht zeitliche Gesichtspunkte wie ggf. steuerliche Stichtage entgegenstehen - eine Beurkundung im zweiten Termin. Dies erhöht zwar den Aufwand beim Notar, ohne zu höheren Gebühren zu führen, ist zur Vermeidung von späteren Unklarheiten jedoch empfehlenswert.

Anders ist es bei aufwändigen Nachfolgeregelungen, bei denen zumeist mehrmonatige Beratungen durch Sie und steuerliche Fachleute vorangegangen sind. Hier ist der Notar zumeist "nur" das letzte Glied in der Kette und wir wollen das Fass, welches Sie im Vorfeld mühsam verschlossen haben, grundsätzlich nicht neu aufmachen. Aber auch hier hat es sich bewährt, dass ein neutraler Dritter noch ein letztes Mal auf den Entwurf blickt und gegebenenfalls noch vorhandene letzte Unklarheiten durch entsprechende Nachfragen klären kann. 

 

Bitte lassen Sie uns in all diesen Fällen auch rechtzeitig eine grobe Vermögensaufstellung zukommen.

Kommunikation

Wir bevorzugen die elektronische Kommunikation mit Ihnen und Ihren Mandanten. Insofern bitten wir Sie frühzeitig um entsprechende Mitteilung, dass alle Beteiligten damit einverstanden sind. 

Wir übersenden Verträge schnellstmöglich nach Beurkundung als pdf an alle Beteiligten und Ihre Berater. Auch der Versand von elektronisch beglaubigten Abschriften ist möglich. 

 

Wenn auch eine Papierversion kurzfristig erforderlich sein sollte, geben Sie uns bitte unter Angabe der gewünschten Exemplare an beglaubigten Abschriften und Ausfertigungen rechtzeitig Bescheid. 

Kosten

Die Höhe der Transaktionskosten, zu denen auch die gesetzlich vorgeschriebenen Gebühren für Notare gehören, sind für Ihre Mandanten sicher von Bedeutung. Wenn wir Sie hier vorab mit Kostenschätzungen unterstützen können, tun wir dies gerne. Wichtig ist, dass der Wert der notariellen Urkunde insbesondere bei gesellschaftsrechtlichen Maßnahmen häufig von der Bilanzsumme des betroffenen Unternehmens abhängt: So berechnen sich die Gebühren der Einbringung eines Unternehmens in eine GmbH nach den Aktiva des Unternehmens, nicht etwa nach der - meist geringen - Kapitalerhöhung, die damit einhergeht. Dies sollten sie den Mandanten vorher mitteilen, damit es nicht im Nachhinein zu Nachfragen kommt. 

Bei reinen Vermögensverwaltenden Gesellschaften ist zudem der Verkehrswert und nicht lediglich der Buchwert des Gesellschaftsvermögens entscheidend. Um in allen Fällen seriöse Angabe zu den Kosten im Vorfeld machen zu können, benötigen wird daher entsprechende Angaben von Ihnen. 

Wenngleich die Gebühren des Notars gesetzlich vorgeschrieben sind, ergeben sich nicht selten durch die konkrete Form der Ausgestaltung des Beurkundungsverfahrens Möglichkeiten, die entstehenden Kosten zu minimieren. Wo dies möglich ist, werden wir gerne solche Wege vorschlagen bzw. sie von vornherein auswählen. 

Zum Teil sind auch entscheidende Teile einer notariell zu beurkundenden Maßnahme auch privatschriftlich möglich oder es genügt die notarielle Beglaubigung unter einem vorbereiten privatschriftlichen Entwurf. Wenn Sie als anwaltlicher Berater diese Entwürfe fertigen, kann dies im Einzelfall zu Kosteneinsparungen führen. Bitte beachten Sie jedoch, dass der Notar dann auch keine Prüfung solcher Entwürfe vornimmt. Dieser Weg ist daher nur dann zu empfehlen, wenn Sie sich Ihrerseits in Ihrem Spezialgebiet bewegen. 

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(c) Dr. Jeep, Dr. Kochheim, Dr. Hupka (2019)

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